Technologie, nástroje a principy digitální očisty vašemu podniku pomůžou s minimalizací času, který pracovníci stráví zbytnými digitálními aktivitami. Jestli ji chcete implementovat do vaší firemní kultury, čtěte dál. Dozvíte se, které metody a technologie se pro snížení digitálního zahlcení využívají i jaký má digitální očista přínos pro produktivitu zaměstnanců.
Digitální očista je strategický přístup k digitálním nástrojům usilující o snížení zahlcení vašich zaměstnanců. Jak už název napovídá, zaměřuje se na omezení a odstranění nepotřebných, nadbytečných a rušivých digitálních aktivit. Těchto cílů dosáhnete pomocí optimalizace pracovních procesů, efektivní správou komunikačních kanálů, odstraněním neefektivních nástrojů a zavedením principů vědomého a zdravého využívání technologií. Při implementaci digitální očisty byste proto měli dbát především na eliminaci těchto činností:
- Nadměrná komunikace – Nerelevantní a nevyžádané e-maily a další zprávy vašim zaměstnancům ubírají čas, který by jinak mohli věnovat důležitějším aktivitám.
- Mnoho platforem – Čím více digitálních nástrojů používáte, tím více se vaši pracovníci budou muset vypořádávat s roztříštěnou pozorností.
- Rozptylování – Pokud musí vaši zaměstnanci často přepínat mezi úkoly a věnovat se více aktivitám najednou, počítejte se sníženou efektivitou jejich práce.
- Chaotické procesy – Neefektivní úkony jako duplicitní zadávání dat a zbytečné administrativní aktivity vaše pracovníky také přílišně zatíží.
- Nepřehledná dokumentace – Duplicitní správa dokumentů a komunikace na více platformách je dalším nepříznivým faktorem, který byste měli v rámci digitální očisty redukovat.
Vhodné technologie a nástroje
Pro omezení výše zmíněných pěti rušivých digitálních elementů můžete kupříkladu využít tyto podpůrné mechanismy:
- Centralizace nástrojů – Vaše digitální pracoviště by mělo sjednocovat všechny nástroje na jedné platformě. Takovými jsou například Microsoft Teams, Slack nebo Google Workspace. Díky nim snížíte čas věnovaný přepínání mezi aplikacemi a snížíte množství duplicitní komunikace.
- Automatizace – Robotická automatizace procesů za vaše pracovníky vyřídí opakující se úkoly jako třídění e-mailů, plánování schůzek nebo správu dat. Oni se tak budou moct plně věnovat činnostem, které mají pro prosperitu a rozvoj vašeho podnikání mnohem větší význam.
- Méně notifikací – Aby se vaši zaměstnanci mohli věnovat plnění složitých úkolů, vyhraďte pro ně prostor nebo čas, kde je nebudou notifikace ani další digitální elementy vyrušovat.
- Vědomý přístup – Pro ověření efektivního využívání pracovního času ze strany zaměstnanců a jeho řízení můžete využít trackingové nástroje. Také všechny ve firmě v oblasti zdravého přístupu k digitálním technologiím vzdělávejte a dále je motivujte. K tomu vám poslouží jak pravidelné přestávky, tak plánované digitální odstávky.
5 kroků k digitální očistě
- Vyhodnoťte současný stav digitálního zatížení zaměstnanců a efektivitu pracovních procesů.
- Navrhněte a implementujte nástroje pro integraci, automatizaci a řízení digitálních kanálů.
- Sestavte pravidla pro využívání digitálních nástrojů a platforem, kterými mohou být časová okna bez e-mailů nebo pravidla pro používání chatu a sociálních sítí během pracovní doby.
- Napříč celým podnikem rozvíjejte kulturu vědomého používání technologií.
- Pravidelně vyhodnocujte efektivitu a zpětnou vazbu od pracovníků a principy digitální očisty dále optimalizujte.
Přínosy digitální očisty pro vaši firmu
Čím hlouběji bude digitální očista zakořeněna ve vaší firemní kultuře, tím více si začnete všímat, že se zvyšuje koncentrace a produktivita vašich zaměstnanců. Další výhodou digitální očisty je snížení pravděpodobnosti jejich vyhoření a snížení stresu u jednotlivců i v týmech, což povede ke kvalitnější interní komunikaci. Automatizace a centralizace nástrojů pak zajistí úsporu času, prostředků a lidských zdrojů, které můžete následně dedikovat jiným než rutinním činnostem.
Digitální očista je komplexní proces, kterým rutinní prostředí přeměníte na mnohem kreativnější místo. Získáte tak spojené a loajální zaměstnance, kteří jsou pro dlouhodobou udržitelnost vašeho podnikání klíčoví.